הקמת מחלקת משאבי אנוש או החלפת פונקציית HR
ליווי לחברות בצמיחה שרוצות לבנות HR נכון, או להחליף פונקציה בלי להיתקע באמצע
יש שלב שבו חברה כבר לא יכולה להתנהל בלי פונקציית HR חזקה.
בהתחלה המנכ״ל מחזיק את האנשים. אחר כך המנהלים לוקחים חלק. הגיוס מתקדם, העובדים מצטרפים, נוצרים תהליכים, עולות דילמות, והארגון מתחיל להרגיש שמה שעבד עד עכשיו כבר לא מספיק.
לפעמים אין עדיין מחלקת משאבי אנוש. לפעמים יש מענה חלקי. במקרים אחרים קיימת פונקציית HR, אבל היא כבר לא נותנת לארגון את מה שהוא צריך בשלב הנוכחי.
בדיוק כאן נדרש ליווי מקצועי. לא עוד גיוס של HR לפי טייטל כללי, ולא בנייה של תהליכים לפי רשימה גנרית. אנחנו עוזרים לארגון להבין איזו פונקציית HR הוא באמת צריך, לבנות לה תשתית נכונה, להגדיר אחריות, לייצר Roadmap וללוות את המעבר בצורה שלא משאירה את הארגון בלי מענה.
אנחנו מביאים לתהליך ניסיון של כמעט שני עשורים בהקמה וניהול של מחלקות משאבי אנוש, עבודה כפונקציית HR יחידה, הרחבת חברות בצמיחה, בניית תשתיות People, פתיחת אתרים בחו״ל וליווי הנהלות בתקופות שינוי וצמיחה.
מה זה שירות הקמת מחלקת משאבי אנוש?
הקמת מחלקת משאבי אנוש היא תהליך שמטרתו לבנות לארגון פונקציית HR שמשרתת את השלב העסקי שבו הוא נמצא.
אנחנו לא מתחילים מטייטל. אנחנו מתחילים מהצורך האמיתי של הארגון.
בודקים מה קורה היום. כמה עובדים יש. איך מתנהל הגיוס. מי מחזיק את העובדים. איך מנהלים מקבלים ליווי. אילו תהליכים חסרים. איפה נוצרים עומסים. מה ההנהלה מצפה מ-HR. ומה צריך לקרות כדי שהארגון יוכל להמשיך לצמוח בלי לייצר בלגן ניהולי ואנושי.
מתוך זה אנחנו בונים תשתית HR ברורה. מגדירים תפקידים, אחריות, תהליכים, סדרי עדיפויות, ממשקים עם הנהלה ומנהלים, ותוכנית עבודה שמחברת בין People לבין הביזנס.
ומה קורה כאשר רוצים להחליף פונקציית HR קיימת?
החלפת פונקציית HR דורשת רגישות לא פחות מהקמה מאפס.
החלפת פונקציית HR יכולה להגיע מכמה כיוונים. המענה הקיים כבר לא מספיק. הארגון צריך HR אסטרטגי יותר, אבל בפועל מקבל בעיקר תפעול. לעיתים יש פערי אמון מול הנהלה או מנהלים. במקרים אחרים הפונקציה פשוט לא מתאימה לשלב הצמיחה הנוכחי.
הבעיה היא שהארגון לא יכול לעצור את תחום האנשים בזמן ההחלפה.
הגיוס ממשיך. עובדים צריכים מענה. מנהלים צריכים ליווי. תהליכים לא מחכים. החלטות רגישות עדיין מגיעות לשולחן.
לכן אנחנו מלווים את ההחלפה בצורה מסודרת. ממפים את הפערים, מחזיקים את רצף העבודה, מגדירים מחדש את הצורך, עוזרים לבחור את הפרופיל הנכון, ובונים מעבר שמפחית סיכון לארגון.
למי השירות נותן ערך?
השירות נותן ערך לחברות בצמיחה שעדיין אין להן מחלקת HR מסודרת.
הוא נותן ערך גם לסטארטאפים אחרי גיוס, לחברות שעברו שלב, לארגונים שבהם המנכ״ל או מנהלים מחזיקים יותר מדי נושאי People לבד, ולחברות שמרגישות שהגיע הזמן לבנות פונקציה מקצועית יותר.
בנוסף, השירות נותן מענה לארגונים שכבר מחזיקים פונקציית HR, אבל מרגישים פער. הפונקציה לא מספיק אסטרטגית. התהליכים לא מספיק ברורים. המנהלים לא מקבלים מענה. ההנהלה לא מקבלת תמונת מצב. או שהארגון רוצה להחליף HR בלי ליצור ואקום מקצועי באמצע.
מתי נכון להתחיל?
כדאי להתחיל כשהארגון מרגיש שתחום האנשים כבר לא יכול להישען רק על אינטואיציה, רצון טוב או פתרונות נקודתיים.
הצורך עולה בדרך כלל בתקופות של צמיחה מהירה. החברה גדלה, מספר המנהלים עולה, הגיוס תופס יותר מקום, ועובדים חדשים מצטרפים בלי תהליך מסודר.
גם המנהלים מתחילים להרגיש את הפער. הם מתמודדים לבד עם שיחות קשות, אין מדדי HR ברורים, ותהליכים כמו Onboarding, Offboarding, Performance או רווחה כבר לא מחזיקים את השלב הבא.
תחושת עומס אצל המנכ״ל מסמנת צורך נוסף. אם הרבה החלטות People עדיין עוברות דרך המנכ״ל, הארגון צריך לבנות פונקציה מקצועית שתיקח אחריות ותשחרר את ההנהלה לעסוק במה שרק היא צריכה להחזיק.
אילו בעיות השירות פותר?
השירות מטפל בפער בין הצמיחה של הארגון לבין בשלות פונקציית HR.
ארגונים רבים גדלים מהר יותר מהתשתיות שלהם. יש עובדים, יש מנהלים, יש גיוס, יש דילמות. אבל אין שפה מסודרת, אין תהליכים ברורים, אין חלוקת אחריות, ואין מי שמחזיק את תמונת ה-People הרחבה.
במקרים אחרים HR כבר קיים, אבל לא מצליח להשפיע מספיק. הוא עסוק בכיבוי שריפות, מתמקד בתפעול, מתקשה להיכנס לשיחות הנהלה, או לא מצליח לחבר בין הצרכים העסקיים לבין העבודה עם אנשים.
אנחנו עוזרים לארגון לעשות סדר. להבין מה חסר, מה צריך לשנות, איזו פונקציה לבנות, מי צריך להוביל אותה, ואילו תשתיות חייבות להיכנס לעבודה.
מה עושים בפועל?
העבודה מתחילה באבחון קצר וממוקד.
אנחנו בודקים את מצב הארגון, גודל החברה, קצב הצמיחה, מבנה ההנהלה, מצב הגיוס, תהליכי HR קיימים, תהליכי ניהול, חוויית עובד, עומסים, ממשקים וציפיות מהפונקציה.
אחר כך אנחנו מגדירים את הצורך האמיתי. האם הארגון צריך HR ראשון? HRBP? Head of HR? VP HR? פונקציה חלקית? פונקציה פנימית מלאה? או מענה זמני עד לגיוס האדם הנכון.
בשלב הבא אנחנו בונים את התשתית. מגדירים תחומי אחריות, תהליכים מרכזיים, Roadmap, סדרי עדיפויות, ממשקים עם הנהלה ומנהלים, ותוכנית עבודה ראשונית.
במידת הצורך אנחנו מלווים גם את תהליך הגיוס או ההחלפה של פונקציית HR. עוזרים להגדיר פרופיל, לחדד דרישות, להבין מה באמת מחפשים, ולוודא שהבחירה מתאימה לשלב של הארגון.
איך נראה התהליך?
שלב 1: אבחון מצב ה-HR והארגון
בתחילת הדרך אנחנו בודקים איפה הארגון נמצא היום.
בוחנים את גודל החברה, המבנה הארגוני, תהליכי הגיוס, ניהול העובדים, רמת המעורבות של המנהלים, עומסים, תהליכי HR קיימים, פערי אמון וציפיות של ההנהלה.
המטרה היא להבין את הצורך לפני שבוחרים פתרון.
שלב 2: הגדרת פונקציית HR הנכונה
אחרי האבחון אנחנו מגדירים איזו פונקציית HR הארגון צריך עכשיו.
לא כל חברה צריכה VP HR. לא כל ארגון צריך HRBP. לפעמים נכון להתחיל מפונקציה יחידה חזקה. לפעמים צריך Head of HR. במקרים אחרים נדרש מענה זמני עד שהארגון מגייס את האדם הנכון.
בשלב הזה אנחנו מחברים בין הצורך העסקי, שלב הצמיחה, גודל החברה ורמת המורכבות הניהולית.
שלב 3: בניית תשתיות People
בשלב הבא אנחנו בונים את תשתיות ה-HR המרכזיות.
מגדירים אחריות בין HR, הנהלה ומנהלים. בונים Roadmap. מחדדים תהליכי גיוס, Onboarding, Offboarding, Performance, רווחה, תקשורת פנים ארגונית, מדדים ותוכנית עבודה.
המטרה היא ליצור בסיס ברור. לא להעמיס תהליכים מיותרים, אלא לבנות את מה שהארגון באמת צריך כדי לעבוד טוב יותר.
שלב 4: ליווי גיוס או החלפת פונקציית HR
כאשר הארגון צריך לגייס או להחליף HR, אנחנו מלווים גם את השלב הזה.
עוזרים לכתוב פרופיל תפקיד מדויק, להבין אילו יכולות חשובות באמת, לבחון התאמה לשלב הארגון, לחדד שאלות לראיונות ולזהות מועמדים שמביאים את סוג החשיבה הנכון.
בהחלפת פונקציה קיימת, אנחנו עוזרים לשמור על רצף מקצועי. הארגון לא נשאר בלי מענה, והמעבר קורה בצורה מסודרת יותר.
שלב 5: הטמעה וחיבור לשטח
בסיום הבנייה אנחנו מחברים את פונקציית HR לשטח.
עובדים על ממשקים עם הנהלה ומנהלים, מחדדים שגרות עבודה, בונים סדרי עדיפויות ומוודאים שהתשתיות החדשות נכנסות לעבודה היומיומית.
המטרה היא ש-HR לא יישאר כתפקיד על הנייר. הארגון צריך פונקציה שמבינה את הביזנס, מחוברת לאנשים ומצליחה להשפיע בפועל.
מה מקבלים בסוף התהליך?
בסיום התהליך הארגון מחזיק תמונה ברורה יותר של פונקציית HR שהוא צריך.
אנחנו מחדדים את הגדרת התפקיד, בונים Roadmap ברור ומכניסים תשתיות People ראשוניות או מחודשות לעבודה. בנוסף, אנחנו מסדרים את חלוקת האחריות בין הנהלה, HR ומנהלים.
הארגון עובר מתחושת בלגן לסדר מקצועי. במקום לבחור HR לפי טייטל, הוא בוחר לפי צורך אמיתי. כאשר נדרשת החלפה או חיזוק של פונקציית HR, המעבר מתנהל בצורה ברורה ומקצועית יותר.
הערך הארגוני של הקמת מחלקת HR
הקמת HR נכונה משפיעה על כל הארגון.
היא עוזרת למנכ״ל לשחרר עומס, למנהלים לקבל ליווי טוב יותר, לעובדים לפגוש תהליכים ברורים יותר, ולהנהלה לקבל תמונת People מדויקת יותר.
פונקציית HR טובה לא רק מגיבה לבעיות. היא מזהה דפוסים, שואלת שאלות נכונות, בונה תשתיות ומחברת בין הצרכים העסקיים לבין האנשים שמניעים את הארגון.
כאשר הארגון בונה את HR נכון, הוא מחזק את היכולת שלו לצמוח בצורה יציבה יותר.
מה ההבדל בין השירות הזה לבין ליווי HR?
ליווי HR מתמקד באיש או אשת HR שנמצאים בתפקיד. הוא נותן מרחב מקצועי לחשיבה, דילמות, קבלת החלטות והשפעה.
הקמת מחלקת HR או החלפת פונקציה מסתכלת על הארגון כולו. כאן אנחנו בודקים מה הארגון צריך מפונקציית HR, איך נכון לבנות אותה, מי צריך להוביל אותה, ואילו תשתיות צריכות להיכנס לעבודה.
לפעמים שני השירותים מתחברים. למשל, כאשר נכנס HR חדש לארגון אחרי הקמה או החלפה, אפשר להמשיך בליווי אישי כדי לחזק את הכניסה לתפקיד.
למי השירות פחות מתאים?
השירות פחות נכון כאשר הארגון צריך רק פתרון נקודתי.
אם יש דילמה אחת, תהליך אחד או שאלה מקצועית קצרה, ליווי HR נקודתי ייתן מענה מדויק יותר.
אם כבר קיימת פונקציית HR חזקה, והצורך המרכזי הוא התייעצות מקצועית, ליווי HR שוטף יתאים יותר.
השירות הזה מתאים בעיקר כאשר הארגון צריך לבנות, להחליף, לחזק או להגדיר מחדש את פונקציית HR.
שאלות נפוצות על הקמת מחלקת משאבי אנוש:
מתי חברה צריכה להקים מחלקת HR?
כאשר הצמיחה יוצרת יותר מורכבות סביב עובדים, מנהלים, גיוס ותהליכים. אם המנכ״ל או המנהלים מחזיקים יותר מדי נושאי People לבד, זה סימן שהארגון צריך פונקציית HR מסודרת יותר.
לכתבה בנושא: הקמת מחלקת משאבי אנוש מאפס: איך בונים HR שלא נשאר רק אדמניסטרציה
האם השירות מתאים גם לחברה קטנה?
כן. השירות נותן ערך במיוחד לחברות בצמיחה. גם חברה קטנה יחסית יכולה להרוויח מהגדרה נכונה של HR כבר בשלב מוקדם, לפני שהבלגן גדל.
האם אתם מגייסים את איש או אשת ה-HR בפועל?
אנחנו מלווים את הגדרת הצורך ואת תהליך הבחירה. אפשר לעזור בבניית פרופיל, שאלות לראיון, הבנת התאמה לשלב הארגון וליווי ההחלטה. אם נדרש גיוס מלא, אפשר לשלב גורם גיוס מתאים.
מה קורה אם יש כבר HR בארגון אבל זה לא עובד?
במקרה כזה מתחילים באבחון של הפונקציה הקיימת. בודקים מה עובד, מה לא עובד, איפה הפער, ומה הארגון באמת צריך עכשיו. לאחר מכן בוחרים אם לחזק, לשנות, להחליף או לבנות מחדש.
האם השירות כולל גם בניית תהליכים?
כן. לפי הצורך, אנחנו בונים או מחדדים תהליכי גיוס, Onboarding, Offboarding, Performance, רווחה, תקשורת פנים ארגונית, מדדי HR, תוכנית עבודה ו-Roadmap למחלקה.
כמה זמן לוקח התהליך?
משך התהליך תלוי בגודל הארגון ובמורכבות. בדרך כלל שלב אבחון ובניית תשתית ראשונית נמשך בין חודש לחודשיים. ליווי גיוס, החלפה או הטמעה יכול להמשיך לפי הצורך.
האם אפשר לקבל מענה זמני עד שמגייסים HR?
כן. במקרים מסוימים אנחנו עוזרים לארגון להחזיק את רצף העבודה המקצועי בתקופת מעבר. המטרה היא לא להשאיר את הארגון בלי מענה People בזמן רגיש.
רוצים לבנות או להחליף פונקציית HR בלי להיתקע באמצע?
בשיחה קצרה נבין מה קורה היום בארגון. נזהה את הפער המרכזי. משם נבחר אם נכון להתחיל באבחון, בבניית תשתית HR, בליווי החלפה או בהגדרת הפונקציה הנכונה לשלב הבא.