Onboarding & Offboarding

לארגונים שרוצים לנהל קליטה ופרידה בצורה מסודרת

מה זה Onboarding & Offboarding?

Onboarding ו-Offboarding הם שני רגעים קריטיים בחיי העובד בארגון. הראשון משפיע על הדרך שבה עובדים חדשים נכנסים לתפקיד, מבינים את הארגון ומתחילים לייצר ערך. השני משפיע על הדרך שבה עובדים מסיימים את הדרך שלהם, על הידע שהארגון מצליח לשמר, ועל החוויה שהם לוקחים איתם החוצה.

קליטה טובה לא מתחילה ביום הראשון. היא מתחילה כבר מהרגע שבו הארגון מחליט לגייס. גם סיום עבודה נכון לא מתחיל בשיחת הפרידה. הוא מתחיל בהבנה של מה חשוב לשמר, להעביר ולסגור בצורה מקצועית.

בארגונים רבים יש הרבה רצון טוב, אבל אין תהליך ברור. כל מנהל קולט אחרת. כל צוות מסיים אחרת. ידע חשוב נשאר אצל אנשים, חלק ממנו הולך לאיבוד, ועובדים חדשים תלויים יותר מדי במזל, במנהל או בצוות שאליו נכנסו.

תהליך Onboarding & Offboarding מסודר עוזר לארגון לייצר חוויה עקבית יותר. הוא מחזק את חוויית העובד, מקצר זמן הסתגלות, מונע אובדן ידע ומייצר תחושת מקצועיות מהרגע הראשון ועד הרגע האחרון.

למה התהליכים האלה חשובים כל כך?

היום הראשון של עובדים חדשים משפיע על הדרך שבה הם מבינים את הארגון. השבועות הראשונים משפיעים על תחושת הביטחון שלהם. החודשים הראשונים משפיעים על היכולת שלהם להיכנס לתפקיד, לבנות קשרים ולהתחיל לייצר תוצאה.

כאשר אין תהליך קליטה ברור, עובדים חדשים מנסים להבין לבד איך הדברים עובדים. הם שואלים את מי שנמצא לידם, מקבלים תשובות שונות ומבזבזים זמן על דברים שהארגון היה יכול להסביר מראש.

גם תהליך סיום עבודה משפיע על הארגון. כאשר עובדים עוזבים בלי העברת ידע מסודרת, הארגון מאבד מידע, קשרים, הקשר והבנה מקצועית. כאשר הפרידה לא מתנהלת נכון, היא משפיעה גם על הצוות שנשאר, על המנהל, ועל הדרך שבה עובדים לשעבר מדברים על הארגון בהמשך.

Onboarding ו-Offboarding לא שייכים רק ל-HR. הם נוגעים למנהלים, לצוותים, לתהליכי עבודה, לתרבות ארגונית ולמיתוג המעסיק.

מתי כדאי לבנות או לשפר את התהליך?

כדאי לבחון תהליך Onboarding & Offboarding כאשר כל מנהל קולט עובדים בדרך אחרת, כאשר עובדים חדשים לא מבינים מספיק מהר מה מצפים מהם, או כאשר זמן ההסתגלות ארוך מדי.

גם תחלופה גבוהה יכולה לסמן צורך בתהליך ברור יותר. לפעמים עובדים עוזבים מהר לא בגלל חוסר התאמה מקצועית, אלא בגלל קליטה לא מסודרת, חוסר בהירות או פער בין מה שהארגון הבטיח לבין מה שקרה בפועל.

בצד של Offboarding, כדאי לעצור כאשר ידע הולך לאיבוד, עזיבה של עובדים יוצרת עומס על אחרים, או אין דרך ברורה לסגור תפקיד, להעביר אחריות ולשמור על קשר מקצועי עם מי שעוזבים.

ארגונים בצמיחה צריכים את התהליכים האלה במיוחד. ככל שיש יותר עובדים, יותר מנהלים ויותר צוותים, כך עולה הצורך בשפה אחידה ובדרך עבודה מסודרת.

מה כולל תהליך Onboarding טוב?

תהליך Onboarding טוב מתחיל עוד לפני היום הראשון. הוא מגדיר מה עובדים חדשים צריכים לדעת, את מי הם צריכים לפגוש, אילו כלים צריכים לחכות להם, ומה המנהל עושה כדי לייצר כניסה טובה לתפקיד.

במהלך הקליטה הארגון מייצר בהירות. מה התפקיד כולל. איך נראית הצלחה. מי האנשים המרכזיים. איך עובדים בצוות. אילו ציפיות קיימות בחודש הראשון, בשלושת החודשים הראשונים ובהמשך.

קליטה טובה משלבת כמה שכבות: חיבור לארגון, חיבור לתפקיד, חיבור למנהל, חיבור לצוות וחיבור לתרבות. כאשר השכבות האלה עובדות יחד, עובדים חדשים נכנסים מהר יותר לתפקיד ומרגישים פחות לבד.

מה כולל תהליך Offboarding נכון?

תהליך Offboarding נכון לא עוסק רק בסיום העסקה. הוא עוסק בסגירה מקצועית של תקופה.

הארגון בודק איזה ידע העובדים מחזיקים, למי הם צריכים להעביר אותו, אילו משימות פתוחות נשארו, מי מקבל אחריות עליהן, ואיך נכון לנהל את הפרידה מול הצוות.

סיום עבודה מסודר שומר על רצף ארגוני. הוא מצמצם אובדן ידע, מפחית עומס על הצוות שנשאר ושומר על מערכת יחסים מקצועית גם אחרי הפרידה.

כאשר הארגון מנהל Offboarding בצורה מכבדת וברורה, הוא מחזק גם את מיתוג המעסיק שלו. עובדים זוכרים לא רק איך קיבלו אותם, אלא גם איך נפרדו מהם.

מה עושים בפועל?

העבודה מתחילה מהבנת המצב הקיים. אנחנו בודקים איך הארגון קולט עובדים היום, איך מנהלים משתתפים בתהליך, מה עובד טוב, איפה יש פערים, ומה קורה כאשר עובדים עוזבים.

אחר כך אנחנו מחדדים את נקודות המגע המרכזיות: לפני היום הראשון, היום הראשון, השבוע הראשון, החודש הראשון ו-90 הימים הראשונים. בצד של Offboarding אנחנו בוחנים הודעת עזיבה, העברת ידע, סגירת תפקיד, תקשורת לצוות ושיחת סיום.

בשלב הבא אנחנו בונים תהליך ברור. מגדירים אחריות, תזמונים, תוצרים, שגרות ומסרים. המטרה היא שכל מנהל ידע מה עליו לעשות, וכל עובד חדש או עובד שעוזב יפגוש חוויה מסודרת, מקצועית ועקבית.

שני מסלולים לפי הצורך של הארגון

לא כל ארגון צריך את אותו עומק עבודה. יש ארגונים שצריכים לבנות או לשנות את כל תהליך Onboarding & Offboarding מהיסוד. אחרים כבר מחזיקים תהליך בסיסי, אבל המנהלים המגייסים צריכים ליווי כדי להפעיל אותו נכון בשטח.

לכן בנינו שני מסלולים.

מסלול 1: אבחון ובניית תהליך Onboarding & Offboarding

המסלול הראשון מתאים לארגון שרוצה לבנות תהליך מלא מ-0, או לשנות תהליך קיים בצורה משמעותית.

במהלך כחודשיים אנחנו בודקים את המצב הקיים, מזהים פערים, מגדירים את שלבי הקליטה והפרידה, בונים תוצרים, מחדדים אחריות ומייצרים תהליך ברור שאפשר להכניס לעבודה בארגון.

המסלול נותן מענה לארגונים בצמיחה, לארגונים שחווים תחלופה, לחברות שבהן כל מנהל קולט אחרת, או לארגונים שרוצים לייצר חוויית עובד מקצועית ועקבית יותר.

קראו עוד על אבחון ובניית תהליך Onboarding & Offboarding

לצפייה במסלול

מסלול 2: ליווי מנהלים מגייסים

המסלול השני מתאים לארגון שרוצה לחזק את המנהלים המגייסים בתוך תהליך הקליטה.

במהלך חודש עד חודש וחצי אנחנו עובדים עם המנהלים על הדרך שבה הם קולטים עובדים חדשים, מגדירים ציפיות, מנהלים את 90 הימים הראשונים, נותנים משוב, יוצרים חיבור לצוות ומזהים סימני פער מוקדם.

המסלול עוזר למנהלים להבין את התפקיד שלהם בתהליך. הוא מחבר בין HR לבין השטח, ומייצר קליטה שפחות תלויה באינטואיציה ויותר נשענת על שגרות ברורות.

קראו עוד על ליווי מנהלים מגייסים

לצפייה במסלול

איך בוחרים את המסלול הנכון?

כאשר אין לארגון תהליך ברור, או כאשר התהליך הקיים כבר לא מתאים לשלב הנוכחי, מומלץ להתחיל במסלול אבחון ובנייה.

כאשר התהליך קיים, אבל המנהלים לא מפעילים אותו בצורה אחידה, ליווי מנהלים מגייסים ייתן מענה מדויק יותר.

המטרה אינה לבחור את המסלול הרחב ביותר. המטרה היא להבין איפה נמצא הפער. לפעמים הבעיה יושבת בתהליך עצמו. לפעמים היא יושבת בדרך שבה מנהלים משתמשים בו.

מה הארגון מקבל מתהליך נכון?

תהליך Onboarding & Offboarding מסודר יוצר יותר בהירות.

עובדים חדשים מבינים מהר יותר מה מצפים מהם. מנהלים יודעים איך ללוות את הכניסה לתפקיד. HR מקבל שפה ותשתית לעבודה שוטפת. צוותים מרגישים פחות עומס סביב כניסה או עזיבה של עובדים.

בצד של Offboarding, הארגון שומר טוב יותר על ידע, סוגר תפקידים בצורה מסודרת ומנהל פרידה מקצועית יותר.

בסופו של דבר, הארגון משפר את חוויית העובד בשני רגעים קריטיים: הכניסה והיציאה.

הערך הארגוני האמיתי

הערך של Onboarding & Offboarding לא נמצא רק בצ'ק-ליסטים.

הוא נמצא בדרך שבה הארגון מראה לעובדים איך הוא עובד. עובדים חדשים מבינים מהר יותר את התרבות, את הציפיות ואת הדרך להצליח בתפקיד. מי שעוזבים מסיימים בצורה ברורה, מכבדת ומקצועית יותר.

כאשר הארגון מנהל את הרגעים האלה נכון, הוא מפחית חיכוך, מונע אובדן ידע, מחזק את המנהלים ומשפר את חוויית העובד.

שאלות נפוצות על Onboarding & Offboarding:

מה ההבדל בין Onboarding לקליטה רגילה?

קליטה רגילה מתמקדת לרוב ביום הראשון ובמסמכים. Onboarding מתייחס לתהליך רחב יותר. הוא כולל את ההכנה לפני הכניסה, 90 הימים הראשונים, חיבור לתפקיד, למנהל, לצוות ולארגון.

למה Offboarding חשוב לארגון?

Offboarding שומר על ידע, מצמצם עומס על הצוות שנשאר ומנהל את הפרידה בצורה מקצועית. הוא משפיע גם על מיתוג המעסיק ועל הדרך שבה עובדים לשעבר מדברים על הארגון.

מי צריך להוביל את התהליך?

HR מוביל את התשתית, אבל המנהלים מחזיקים חלק מרכזי בהצלחה. מנהל ישיר משפיע על חוויית הקליטה יותר מכל גורם אחר בארגון.

האם צריך תהליך שונה לכל תפקיד?

כן ולא. כדאי לבנות תשתית ארגונית אחידה, ולצידה התאמות לפי תפקיד, צוות ודרג. כך שומרים על עקביות בלי להפוך את התהליך לנוקשה מדי.

כמה זמן לוקח לבנות תהליך מלא?

בדרך כלל תהליך אבחון ובנייה נמשך כחודשיים. משך העבודה תלוי בגודל הארגון, במורכבות ובכמות התהליכים שכבר קיימים.

האם ליווי מנהלים מגייסים מתאים גם כשיש תהליך קיים?

כן. דווקא כאשר כבר יש תהליך, ליווי מנהלים עוזר להפוך אותו לפרקטיקה יומיומית. המנהלים לומדים איך להפעיל את התהליך בשטח ולא רק להכיר אותו כמסמך.

רוצים לבנות תהליך קליטה ופרידה שעובד באמת?

בשיחה קצרה נבין מה קורה היום בארגון. נזהה איפה נמצאים הפערים. משם נבחר אם נכון להתחיל באבחון ובנייה מלאה או בליווי מנהלים מגייסים.